Soluções para Adiantamento, Reembolso e Despesas Corporativas
Controle e economia para as despesas de sua empresa
No mundo corporativo, nem sempre 1 + 1 = 2!
Parece um afronte à matemática, mas na verdade o cálculo das despesas em sua empresa não é simples.
Vamos imaginar que um membro de sua equipe faça uma visita a um cliente em uma cidade a poucos quilômetros de distância. Ao prestar contas, há 5 notas fiscais no relatório impresso para avaliação:
R$ 5 de pedágio. Pago em dinheiro.
R$ 20 para estacionamento. Pago em dinheiro.
R$ 200 almoço com cliente. Pago com cartão corporativo.
R$ 100 de abastecimento do carro da frota. Pago no cartão corporativo.
R$ 5 do pedágio de volta em dinheiro.
A visita ao cliente custou R$ 330 em despesas, correto?
Vamos ver os custos que podem estar escondidos se a sua empresa não adota soluções para o controle e automação desses custos.
O custo total de salários e benefícios desse funcionário é de R$ 10.000,00 mensais, equivalente a R$ 1,00 por minuto de trabalho. Se ele precisa de 30 minutos para juntar as notas, preencher a papelada, digitalizar ou encaminhar para aprovação, o custo dessa visita já aumentou 10%.
Agora compute o tempo da equipe de tesouraria, financeiro, auditoria e do superior que irá aprovar as despesas.
Já dá pra ter uma idéia que esse custo não vai ficar baixo, correto?
Há um estudo da PayStream Advisors (2017) que indica que o custo médio de reportar uma despesa manualmente é de US$ 26.63, ou aproximadamente R$ 140,00.
Outro problema comum dos processos manuais são os erros e fraudes.
Segundo a Global Travel Association (GBTA, 2015), 19% das despesas são reportadas com erro e os mais comuns são a perda de documentos e informações digitadas incorretamente.
Já fraudes, têm uma redução de mais de 50% só com a adoção de checagens.
Com soluções de inteligência artificial para detecção de fraude esse número cai para praticamente zero.
Soluções de gestão de despesas ajudam a deixar o custo o mais próximo do real.
1 + 1 deve ser 2 e não 3, 4, 5 ou vai saber quanto.
Quer saber como reduzir esse custo?
Janine Lisbôa
Sabemos da dificuldade em controlar os gastos das despesas feitas no cartão de crédito corporativo, e o principal motivo é porque o usuário só presta contas destas despesas quando recebe o fechamento da fatura.
E aí começam os problemas: o usuário perdeu o comprovante, ou o mesmo esta ilegível, ou então está sem tempo para fazer o relatório.
E se ele pudesse prestar contas destas despesas conforme elas forem ocorrendo?
O usuário teria muito mais tempo para se dedicar as suas atividades principais, sem perder horas com relatórios, já que ele vai prestar contas conforme seus gastos forem acontecendo, além de não ter que guardar os comprovantes para anexar ao relatório.
E quais são as vantagens para a empresa?
Inúmeras! Pois além do ganho com a produtividade do usuário, o financeiro pode ir acompanhando esses gastos, e na data de fechamento da fatura, já terá o relatório conciliado com a fatura na mão.
E tem mais, se essas despesas passam por algum processo de compliance, o auditor pode analisar todo o processo direto do sistema.
As informações ficam dentro do relatório, o comprovante, quem aprovou, o histórico do processo, em resumo: tudo!
Mas como fazer isso?
Com um sistema de prestação de contas que possua integração com os bancos. Desta forma, os gastos feitos no cartão são gerados automaticamente para o sistema.
Legal, né? Quer ver isso na prática?
Eu posso te mostrar.
Daniela Mazzochi
Me fizeram esta pergunta em um webinar que participei juntamente com o nosso parceiro de solução de gerenciamento de despesas online.
E sabe qual foi a minha resposta?
Ontem!
Sabe por quê?
As empresas têm todos os seus custos fixos e variados em planilhas e gerenciados, porém muitas não visualizam o custo de despesas de viagens como algo relevante.
Ainda existem muitas planilhas de Excel e notas de despesas nos e-mails e nas gavetas dos colaboradores.
E também muitas políticas de viagens não sendo atendidas, além de gastos desnecessários sem a devida atenção.
Porém, as despesas extras de viagens têm um valor significativo no total da viagem.
Quer ver um exemplo?
O colaborador tem que ir pra três reuniões em São Paulo, saindo de Porto Alegre.
Terá despesas de voo + hotel + Uber + alimentação.
Vamos fazer os cálculos:
AÉREO: R$ 887,00.
HOTEL: R$ 250,00.
Este é o valor que as empresas consideram quando precisam viabilizar o deslocamento de um colaborador para visitar algum cliente ou fornecedor, ou até quando há reuniões de novos negócios.
Aqui o custo saiu por volta de R$ 1.137,00.
Agora vamos às despesas extras:
Uber | Casa - Aeroporto POA - Casa: R$ 25,00.
Uber | Aeroporto - Reunião: R$ 15,00.
Uber | Segunda reunião: R$ 10,00.
Alimentação | Almoço: R$ 40,00.
Uber | Para o hotel: R$ 10,00.
Uber | Hotel - Restaurante: R$ 8,00.
Alimentação | Jantar com cliente: R$ 100,00.
Uber | Restaurante - Hotel: R$ 8,00.
Uber | Hotel - Reunião: R$ 11,00.
Alimentação | Almoço: R$ 40,00.
Uber | Reunião - Aeroporto: 30,00.
Alimentação | Jantar: 40,00.
Total: R$ 337,00.
Neste caso, o custo com Uber e alimentação equivaleu a 30% da viagem, isso que nosso colaborador ficou pouco tempo e não teve muitas despesas.
Agora imagine que esse mesmo colaborador tenha que ficar mais que três dias, com mais descolamentos para reuniões, despesa com lavanderia e até uma bagagem extra.
Esse custo deve aumentar.
Faz sentido para você, que por se tratar de um custo relevante, ele deve ser gerenciado e tratado diariamente junto ao gestor e financeiro da empresa? Que a política de viagens só será atendida se tiver um acompanhamento imediato e online?
Faz né?
Você quer saber como estou auxiliando as empresas a visualizar estas despesas, dar a devida atenção e trazendo soluções para controle e redução de custos?
Se sim, me escreva e conversamos!
Abraços,
Dedra Freitas
Como venho comentando nos últimos posts, passou da hora de automatizar os custos de viagens e despesas da sua empresa.
Neste texto, te darei 3 motivos para adotar, de uma vez por todas, o processo online!
1. Redução do tempo gasto no processo
Quem precisa fazer prestação de contas sabe o quanto é demorado e chato esse processo, tanto que um dos maiores desafios que vejo nas empresas é do colaborador cumprir com os prazos determinados para esta prestação.
Sem contar que, no meio do caminho, se perdeu nota, não recorda para qual cliente viajou e fez aquela despesa.
Com a utilização de um app, o viajante pode tirar foto na mesma hora do recebimento da mesma, já cadastrar a despesa e verificar se está fora da política ou não, podendo ser corrigida ou justificada com o processo bem fresco na memória, deixando-o ON TIME.
A prestação de uma conta demora menos de um minuto para fazer através do app, diferente de uma planilha Excel que demora mais que o dobro de tempo.
2. Redução de frustração do viajante
Isso mesmo!
Quando o colaborador se depara com um processo que não faz parte da sua rota de trabalho e produção, e também não está desempenhando seu talento, pode ocorrer uma frustração para o mesmo.
E quando o processo é trabalhoso e lento, pode piorar.
O fato de utilizar o tempo não mostrando seu valor para a empresa pode gerar uma descarga emocional e impactar no seu rendimento.
Com a automatização o processo se torna mais prático e rápido.
Outra quesito bastante visto nas empresas são as perdas das notas. Isso também gera um descontentamento, pois o mesmo estará "rasgando dinheiro" caso não tenha comprovante.
3. Redução de custos
Com a utilização de uma ferramenta online é possível deixar claro a política de despesas e isso também ajuda na adoção da mesma.
Quando o usuário presta suas contas em seu perfil, ele assume um maior compromisso e a retratação do não cumprimento da política se torna ON TIME.
Diferente do processo offline, quando ele faz um arquivo Excel ou Word e acaba terceirizando para outras áreas, que precisam verificar nota por nota para ver se estão dentro da política ou não.
Sem contar que a automatização evita erros de digitação ou má interpretação da nota.
Você quer saber mais sobre esse assunto?
Pode me escrever que explico e apresento uma solução para você!
Dedra Freitas
[email protected]
Depois de 18 meses de restrições, podemos dizer que viajar para o exterior não é mais como antigamente.
Com a abertura das fronteiras, muitas empresas e pessoas estão buscando retomar suas rotinas de viagens a trabalho e lazer para outros países.
Porém, muitas coisas mudaram e precisamos estar muito atento às novas regras.
Aqui embaixo deixo algumas informações como alerta para se programar para a sua próxima viagem:
• Tipo de vacina: Alguns países estão exigindo vacinação completa para entrada e também há restrição a algumas marcas. É muito importante verificar se a vacina que você tomou esta na lista das autorizadas.
• Alguns países estão exigindo o certificado digital emitido pelo ConecteSUS (saude.gov.br) para entrar. Dica: Se atente ao idioma escolhido e exigido pelo pais.
• O teste de PCR negativo para entrada partir de 72 horas de antecedência do embarque. Dica: Fique atento à hora do embarque com a hora do teste. São 72 horas e não 75,76 horas.
• Uma nova exigência de alguns países é a emissão do registro de entrada emitida pelo consultado com alguns dias de antecedência. Verifique as regras atualizadas do país que fará a sua conexão.
• Para retorno ao Brasil é OBRIGATÓRIO apresentação do teste de PCR NEGATIVO a partir de 72 horas de antecedência do embarque.
Dica: O PCR deve ser de laboratório e não de farmácia. Já tivemos casos de clientes não embarcando de volta à terrinha por conta dessa regra.
• É importante lembrar que muitos países têm regras de entrada e muitas vezes regras de convivência, como a obrigatoriedade de vacina para ambiente fechado. Isso impacta eventos, reuniões e refeições a negócios.
O item mais que essencial e indispensável para essas viagens é o SEGURO DE VIAGEM com cobertura da Covid-19
Lembre-se: Sempre consulte seu agente de viagens!
Qualquer dúvida, pode chamar!
Dedra Freitas [email protected]
Uma gestão de viagens corporativas eficaz passa pelo planejamento dos deslocamentos que os funcionários precisam fazer para que a empresa atinja seus objetivos em negócios, mas buscando também economia. Nesse quesito, uma das maiores dores de cabeça dos gestores desse setor são os bilhetes não voados, as passagens compradas para uma viagem que depois precisa ser reagendada ou cancelada.
Na A1, os sistemas de reservas disponibilizados aos clientes ajudam muito nessa gestão. Além de oferecer relatórios online para consulta da lista de bilhetes não voados, é possível criar uma regra no sistema para que os usuários sejam notificados, no momento da reserva de uma nova viagem, de que há bilhete para ser reutilizado em seu nome.
Dicas
Mas o que significa administrar bem bilhetes não voados? Bom, aqui vão algumas dicas.
- A validade do bilhete é de até 12 meses após a emissão (não da data da viagem)
- Sempre que possível, busque a reemissão do bilhete para outra data, em vez do reembolso, pois a multa, nesse último caso, costuma ser mais pesada.
- Se o passageiro não for um viajante frequente da sua empresa (cliente, convidado, ex-funcionário, etc), sugerimos pedir reembolso assim que tiver ciência de que o bilhete não foi utilizado. Assim, evita cair no esquecimento.
- Sugerimos fazer a gestão dos relatórios de bilhetes não voados mensalmente e solicitar o reembolso pelo menos 60 dias antes do vencimento, sempre que possível.
Como a A1 pode te ajudar?
Na A1, ativamos uma política que avisa ao viajante se ele tem um bilhete em aberto no momento em que faz uma nova solicitação de viagem. Desta forma, quando escolhe os seus voos, o sistema busca se há algum bilhete não voado com a companhia aérea selecionada e avisa. Caso ele opte por utilizar esse bilhete, nossa equipe de atendimento é notificada e apresentará o custo da reemissão.
Nosso sistema de reservas também disponibiliza relatório de bilhetes não voados para que o gestor acompanhe. Mesmo que o viajante não notifique a empresa de que não voou, o sistema capta as informações das companhias aéreas diariamente e insere o bilhete não voado no ambiente da empresa.
Ficou com alguma dúvida? Está precisando de algo assim em sua empresa? Escreva para a gente!
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